Bài viết này sẽ “bật mí” cho bạn 5 cách archive mail trên Outlook đơn giản và chi tiết nhất, giúp bạn giải phóng bộ nhớ và quản lý email hiệu quả hơn bao giờ hết.
I. Archive Mail – “Vị Cứu Tinh” Cho Hộp Thư Quá Tải
Trước khi đi vào hướng dẫn chi tiết, hãy cùng tìm hiểu xem archive mail là gì và tại sao nó lại hữu ích đến vậy.
Nói một cách dễ hiểu, archive mail là cách bạn “lưu trữ” những email cũ nhưng vẫn cần thiết vào một thư mục riêng biệt. Điều này giúp hộp thư chính của bạn gọn gàng hơn, đồng thời vẫn đảm bảo bạn có thể dễ dàng tìm lại những email quan trọng khi cần.
II. 5 Cách Archive Mail Trên Outlook “Dễ Như Ăn Kẹo”
Dưới đây là 5 phương pháp archive mail trên Outlook, từ đơn giản đến phức tạp, phù hợp với nhu cầu của từng người dùng:
1. Archive Mail Thủ Công – Nhanh Gọn Cho Vài Email
Cách thực hiện:
- Bước 1: Chọn email bạn muốn lưu trữ.
- Bước 2: Kéo và thả email đó vào mục “Archives”.
Ưu điểm: Dễ dàng, nhanh chóng.
Nhược điểm: Chỉ phù hợp khi bạn muốn lưu trữ một vài email.
2. Archive Mail Tự Động Cho Từng Thư Mục
Cách thực hiện:
- Bước 1: Nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn lưu trữ tự động.
- Bước 2: Chọn “Properties” > “AutoArchive”.
- Bước 3: Tùy chỉnh các thông số như:
- Tần suất chương trình AutoArchive chạy.
- Số ngày chương trình AutoArchive sẽ chạy một lần.
- Hiển thị folder Archive bên ngoài khung Outlook chính.
- Mail bao nhiêu ngày sẽ được đưa vào mục archive.
- Đường dẫn đến thư mục chứa mail archive.
- Bước 4: Nhấn “OK” để lưu cài đặt.
- Bước 5: Chọn “Apply” để áp dụng thay đổi.
Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, tự động lưu trữ email theo cài đặt của bạn.
Nhược điểm: Cần phải thiết lập ban đầu.
3. Archive Toàn Bộ Mail Trong Outlook – Giải Pháp Cho Hộp Thư “Quá Tải”
Cách thực hiện:
- Bước 1: Chọn “File” > “Info” > “Cleanup Tools” > “Archive”.
- Bước 2: Chọn “Archive this folder and all subfolders” và chọn thư mục bạn muốn lưu trữ.
- Bước 3: Nhập ngày tháng lưu trữ trong mục “Archive items older than”.
- Bước 4: Tích vào ô “Include items with ‘Do not AutoArchive’ checked” (nếu cần).
- Bước 5: Nhấn “OK” để lưu.
Ưu điểm: Lưu trữ toàn bộ email cũ, giải phóng bộ nhớ hiệu quả.
Nhược điểm: Có thể mất thời gian nếu bạn có nhiều email.
4. Mở File Archive Trong Outlook – Tìm Lại Email Cũ Dễ Dàng
Cách thực hiện:
- Bước 1: Chọn “File” > “Open & Export” > “Open Outlook Data File”.
- Bước 2: Chọn file Archive và chọn “Open”.
Ưu điểm: Giúp bạn dễ dàng truy cập và xem lại các email đã được lưu trữ.
Kết Luận
Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức bổ ích về cách archive mail trên Outlook. Hãy áp dụng ngay hôm nay để “giải cứu” hộp thư của bạn khỏi tình trạng quá tải và quản lý email hiệu quả hơn nhé!
